Gestión del conocimiento personal: ¿Controlamos la información que manejamos?

Aclaración: este no es un artículo de cómo gestionar la información, ni una lista de "tips" para ser más organizado, simplemente una reflexión sobre la gestión del conocimiento personal para que cada cual la lea e interprete como más le convenga.

Estamos sobreinformados, esto es un hecho. Tenemos documentos, notas, links, vídeos, pódcast, artículos, libros... Todo eso lo solemos almacenar en algún sitio, por si algún día lo necesitamos, pero muchas veces (la mayoría) cae en el olvido.

¿Alguna vez nos hemos parado a pensar en toda esa información? ¿Hemos dedicado tiempo a su organización? Si vamos un poco más allá, ¿hemos dedicado tiempo a organizar no la información, sino cómo trabajamos, o cómo trabaja nuestra mente para gestionarla? Lo más probable es que la respuesta sea que no.

Esas preguntas me las hice hace aproximadamente 1 año cuando intentaba buscar algo que sabía que tenía en algún lugar, pero el hecho de tardar tanto en encontrarlo (si tenía la suerte de hacerlo) me empezó a frustrar. ¿Lo tengo en mis favoritos del navegador? ¿En un mensaje de Telegram? ¿Está anotado en mi bloc de notas? ¿En mi diario?... Esto que a todos nos ha pasado (y seguro que nos seguirá pasando, pero puede que en menor medida) es lo que podemos llamar "fricción", que no es otra cosa que "ese algo" que hace que nuestra búsqueda o flujo de trabajo sea más lento de lo deseado.

Información vs conocimiento

Para entender el contexto de todo esto, tenemos que diferenciar entre lo que es la información y lo que es el conocimiento: por mucha información que tengamos, no significa que tengamos mucho conocimiento. Ese es un error en el que es muy fácil caer, y el mejor ejemplo lo tenemos con la "explosión" del Big Data: durante años las compañías (no sólo de Internet) han ido recopilando información de sus clientes, pero no ha sido hasta que han sabido cómo tratarla cuando la han podido aprovechar. Lo mismo podemos aplicar, a pequeña escala, para nosotros.

La información la tenemos al alcance de nuestra mano en cualquier lugar, más hoy en día con Internet, y ese es el principal problema: tenemos acceso a demasiada información, y si no la procesamos o trabajamos, es como no tener nada. ¿De qué nos sirve tener cientos de enlaces en nuestros favoritos si luego no sabemos dónde están? Por no hablar que esa información no es ni siquiera nuestra, sino de otra persona, lo que nos lleva a la siguiente pregunta: ¿es esa información en realidad la que necesito?. ¿Me aporta algo?. ¿De todo ese artículo, me interesa todo o sólo una parte? Ahí es donde entra en juego la necesidad de procesar la información para generar conocimiento.

Si queremos verlo de otra manera, imaginemos tomar una nota en un libro: tenemos el libro entero (información externa), pero en realidad lo único que nos interesa en ese momento es un fragmento que hemos subrayado y del cual hemos escrito alguna nota. En este momento hemos "generado conocimiento" (al escribirlo con nuestras palabras), pero lo malo de esto es que si esa nota no sale del libro y se vuelve a la estantería (o lo archivamos en nuestro lector de eBooks) no sirve de nada y volvemos al punto inicial.

Necesitamos alguna forma de unificar, gestionar y controlar toda esa información de la que disponemos para poder convertirla en conocimiento.

Nuestro flujo de trabajo

Ahora que más o menos tenemos un poco de contexto, lo que nos quedaría para poder ponernos manos a la obra es saber cuál es nuestra forma de trabajar, nuestra forma de pensar; o dicho en términos más técnicos, cuál es nuestro "flujo de trabajo".

Y esto es muy importante, ya que cada persona trabaja de una forma diferente, se organiza de forma diferente, y piensa de forma diferente. Lo que le funciona a una persona no tiene por qué hacerlo en otra.

Si no sabemos cómo trabaja nuestra mente para tratar con todo eso, deberíamos empezar por dedicarnos algo de tiempo, sentarnos con un papel y un boli y empezar a hacer bocetos de cómo trasladar lo que tenemos en la cabeza a algo visual. No la información, sino cómo la organizamos en nuestra mente.

Sí, parece una tontería, pero no lo es en absoluto, aunque puede que se entienda mejor al final del artículo.

Metodologías. Un arma de doble filo

Seguro que habéis oído hablar en alguna ocasión de las famosas "Metodologías de trabajo" que permiten organizarnos mejor, trabajar mejor, gestionarnos mejor... En cuanto a la gestión del conocimiento, también existen muchas de esas metodologías, y es interesante conocerlas, pero (y esto ya es algo totalmente personal) intentar aplicar una u otra de forma estricta no siempre es la mejor opción. Puede que la más conocida, o la que más se está usando últimamente, es la metodología Zettelkasten.

El motivo que me lleva a pensar de esta manera es que puede provocarnos nuevamente esa "fricción" al obligarnos a modificar nuestro "flujo de trabajo" para adaptarlo a esa metodología. ¿Quién nos impide aplicar varias a la vez, o coger sólo las partes de ellas que se adapten a nosotros? Como hemos dicho antes, cada persona puede trabajar de una forma totalmente diferente al resto, e intentar ceñirnos al pie de la letra a una forma de trabajar/pensar puede ser contraproducente.

Carpetas vs enlaces

Aquí viene el punto que me mostró que la forma en que gestionaba la información era un completo desastre, y no es otro que darme cuenta de que toda la información que tenía (desperdigada por varios sitios) no la estaba relacionando de ninguna manera, por muy relacionada que estuviera. Estaba una carpeta por allí, otra carpeta por allá, una carpeta dentro de otra carpeta...

Si lo pensamos, nuestra mente no trabaja con carpetas, sino con "enlaces" que son capaces de relacionar la información de la que disponemos. Está toda metida en una especie de "cajón" (memoria) y somos nosotros quienes nos encargamos de relacionarla. Por ejemplo, sabemos que la persona X está relacionada con Y de alguna manera, pero a la vez también con Z. Podemos seguir varios caminos que nos lleven de un punto A a un punto B, dependiendo de la información que necesitemos en cada momento.

En esta otra imagen puede verse una representación de algunos de los temas que hemos comentado hasta ahora, como la diferencia entre información y conocimiento y el hecho de establecer relaciones.

La información totalmente aislada, "huérfana", no es más que eso. En cambio, en el momento que empezamos a relacionarla es cuando estamos creando conocimiento, lo que nos puede llevar al siguiente punto: la experiencia, que no es otra cosa que "generar" nueva información a partir de la que ya tenemos.

Por tanto, ¿y si en lugar de intentar organizar nuestra información en una estructura "cerrada" únicamente a base de carpetas, intentamos trasladar el funcionamiento de una mente a algo "tangible"?. Puede parecer complicado, pero en realidad tenemos muchas herramientas que nos pueden ayudar.

Aprovechemos la tecnología

Como hemos comentado antes, hubo un día en que decidí dejar de recopilar información (temporalmente) para dedicarme a organizarla y, sobre todo, a organizarme a mí mismo. Y sí, eso implicaba leer más y obtener nueva información, pero todos esos inputs se guardaron en una lista especial para ese fin.

Fue en esa búsqueda donde aparecieron varias opciones que parecían ir enfocadas precisamente a ese problema de "gestión de la información personal", o PKM, por sus siglas en inglés (Personal Knowledge Management). La sorpresa (o no) fue que este es un tema del que se ha hablado mucho, por lo que no fue difícil empezar a bucear en esto. Lo difícil fue encontrar "mi manera de trabajar".

Empecé a ver vídeos, leer artículos, ver casos de uso de otra gente... Y todo llevaba al mismo lugar: necesitaba un punto de unión para toda esa información (y crear mi "Cerebro Digital", como también se conoce a este tipo de PKM) y la mejor manera de hacerlo era usar alguna aplicación que se adaptara a mi manera de pensar y trabajar, y no tener que adaptarme yo a esa aplicación.

Por suerte, hay varias alternativas: Obsidian, Zettlr, LogSeq, Joplin, Roam Research, Notion... Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, y forma parte de ese aprendizaje el ver cuál se adapta mejor a nosotros, pero la parte más importante para mí al probar todas estas aplicaciones es que me ayudaron a entender cómo trabaja mi mente para gestionar toda esa información. Por tanto, ha sido la combinación de pararme a analizar cómo pienso y el uso de estas aplicaciones lo que me ha ayudado a poder definirlo. En este momento, esta sería una representación de mi "Cerebro Digital":

Personalmente, me decanté por Obsidian, aplicación de la cual seguramente iré subiendo algún que otro artículo sobre cómo funciona, qué opciones ofrece, y cómo la uso en mi día a día.

En resumen

A lo mejor este artículo dice mucho y a la vez no dice nada, pero en realidad la idea del mismo es poner sobre la mesa que tal vez si nos vemos en esa situación en que la información nos sobrepasa, no encontramos aquello que sabemos que tenemos, y tenemos la sensación que estamos perdiendo el control, necesitemos darle una vuelta a nuestra manera de trabajar y pensar.

Y eso no es algo que se pueda solucionar en una tarde. Yo llevo más de 1 año usando Obsidian a diario para mis notas personales, diario y demás, y a día de hoy sigo adaptando y modificando mi manera de trabajar. Por suerte el cambio grande vino hace meses, y ahora son simples modificaciones y mejoras.

Y para muestra, un botón, o en este caso un ejemplo de cómo se puede generar nueva información y/o conocimiento a partir de aquello que ya tenemos:

Repasando notas pendientes, el punto de inicio fue una cita de Kant: Lema de la Ilustración de Kant, que me llevó a otra nota ya existente: Leer sin razonar no sirve de nada. Esta, a su vez, me llevó a otra que también estaba relacionada por temática: La intuición no es la oposición a la racionalidad y al conocimiento.

Cuando se estaba desarrollando esta última, me vino una pregunta a la cabeza: ¿Es lo mismo la intuición que una corazonada?.

Ahí fue donde, a raíz de las 3 notas anteriores, se generó una nueva nota (o idea) para desarrollar, lo que me llevaría a buscar artículos relacionados sobre el tema, sacar mis propias conclusiones y seguir aumentando el conocimiento.

Nota: no se han añadido más enlaces que los que corresponden a las diferentes aplicaciones mencionadas por la simple razón que este proceso de aprendizaje debemos hacerlo por nosotros mismos, y los enlaces que pudiera poner serían aquellos que han sido útiles para mi, y eso ya condicionaría en cierta manera una primera toma de contacto, pero un buen inicio sería realizar una búsqueda en Google (o tu buscador de confianza) sobre "personal knowledge management" (en inglés siempre suele haber más contenido, pero en español también se pueden encontrar cosas), y luego ir tirando del hilo. Las opiniones o ejemplos más personales o con información más concreta los dejamos para otros artículos.